事例集

本部営業部　営業部長

小川　昌利さん

店舗間のヘルプで毎月約200件のシフト、約2,000時間の労働時間を確保できているのです

　シフオプ導入の半年くらい前から、今後会社が向かう方向について検討する中で業務の合理化が重要になると目していました。ちょうどそのタイミングで、岡崎マネージャーから「このようなサービスがある」ということを教えてもらい、「シフオプ」を知りました。弊社ではつくばエクスプレス構内を中心にファミリーマート11店舗を運営しておりますが、当時、各マネージャーがシフトの作成に多くの業務時間を割いていました。また、シフトの管理や作成の方法は昔からのやり方をそのまま続けていて、店舗ごとにやり方も違っていたので、合理化や改善の余地があると感じていました。「シフオプ」のサービスの説明を受け、特にスマートフォンでスタッフさんがシフト申請を出せるという点を非常に魅力的に感じました。それに加えて最先端の取組みをする会社でありたいと考えていたので、「シフオプ」という新しいシステムの導入を決めました。

　シフオプを利用してから10か月ほど経ちますが、特に店舗間でヘルプを出しあえるという点にメリットを感じています。店舗間のヘルプで毎月約200件、約2,000時間の労働時間を確保できているのです。この状態に至るまでに、業務の合理化に関わる様々な施策を実施してきました。また、現場のマネージャーからの変化に対する反発も多少はありました。しかし、何かを改善し、より良い状況に移るためには、今までのやり方を変えたり、捨てたりする必要がある。そうしない限り、より良い境地へはたどり着けないということを信じて業務の合理化を推し進めてきました。シフオプもこのような合理化の方向性とマッチしていたので、今はどの店舗のマネージャーも良いと思って使ってくれています。

　現在、ここまでヘルプが活用されるようになったのは、「シフオプ」の導入だけでなく、同時に様々な施策を実施したことも大きいと感じております。例えば、ヘルプでどこのお店に行ってもいい雰囲気のお店でありたいと考え、ウェルカムミーティングというヘルプで来た方とコミュニケーションをする場を設けています。また、ヘルプ勤務で働く方には手当も支給しています。他にも、どのお店に行っても様々な業務に対応できるように各店舗の業務の統一を行いました。業務の統一を行う前は、お金の管理の仕方、レジ点検の仕方、揚げ物の揚げ方、品出しの仕方など、細かな部分で店舗によって違いがあり、ヘルプで行っても対応できないことがあったのですが、業務の統一によってどのお店にヘルプで行っても活躍できるようになりました。この結果、マネージャーは今では、顔を知らない人のシフトが組めるようになった、と言っています。このような施策の影響もあり、今では社員の残業も以前の1/3まで減っています。

　また、他店舗からのヘルプで勤務して頂くことが日常化している今では各マネージャーの考え方も、以前とは変わってきているようです。数か月前からマネージャーが自分の担当以外の他の店舗のシフト状況もリアルタイムで確認できるように設定を変えました。その結果、以前は、スタッフさんは一つの店舗に所属しているという認識だったものが、今ではスタッフさんは全店舗に所属しているという認識に近くなってきていて、自分の店舗と同じように近隣店舗のシフトを考える、他の店舗の足りない時間帯を埋めるために自分の店舗からヘルプを出すということをマネージャーがやってくれるようになっています。

ここまで会社が変わってきたのも、業務改革とセットで「シフオプ」を利用したことが良かったなと感じています。従業員が楽しく働けているからこそ、お客様へ良いサービスを提供できるのと考えているので、まず従業員に楽しく働いてもらうことを大切に「シフオプ」をうまく活用しながら、業務改革を進めていきたいと考えております。

本部営業部　スーパーバイザー

安部　努さん

マネージャーも今では「シフオプ」のないシフト管理、店舗運営は考えられないと言っています

　「シフオプ」の導入を決定した後、各店舗のマネージャー向けに説明を実施したのですが、新しい取組みに対する拒否反応もあり、はじめは賛否両論でした。新しいシステムに不慣れなうちは、なかなかメリットを感じられないので、どうしても反発が生じてしまうのです。ところが、徐々に慣れていき、メリットを実感してくると各マネージャーの気持ちも変わってきました。特にヘルプ機能がうまく扱えるようになってからは顕著でした。これまでマネージャーが電話やメールで連絡を取り合って調整していたものが、システム上で手軽に出来てしまうのです。はじめ反発していたマネージャーも今では「シフオプ」のない店舗運営は考えられないと言っています。また、本部としても現場からの多少の反発がありながらも「会社として『シフオプ』を使っていくのだ」ということに対して、ぶれなかったのもここまでこれた重要な要因だったと思います。

　ヘルプ機能の活用を推進していく上で重要だったと感じているのは、各店舗のシフト提出からシフト確定までのサイクルを揃えたことです。ヘルプ機能を最大限活用したいなと考えていたものの、各店舗のシフト作成スケジュールがずれていたので、片方の店舗でヘルプが必要になっても、片方のお店ではシフトが作成中なのでヘルプを派遣できるかどうかがわからないということが発生していました。ですので、シフト作成のスケジュールを全店舗共通で揃え、同じタイミングでシフトが確定されるようにしました。これによってさらに店舗間でのヘルプが活用しやすくなったのです。

　「シフオプ」の導入によるメリットは、ヘルプの活用以外にもあります。「シフオプ」を導入する前は、各店舗のどの時間に何人いるのかが全く見えていませんでした。ですので、マネージャーに「人が足りない」と言われたら、実態がどうであれ、鵜呑みにするしかなかったのです。それが、「シフオプ」を導入して、リアルタイムでこれが見えるようになると「このお店のこの時間にこんなに人がいるの？」ということも見えてきました。それによって、「この時間はもっとこうしたらいいのではないか？」みたいな提案もできるようになりました。また、人が辞めてしまった際の受け止め方も大きく変わっています。以前は、人が辞めてしまうとマネージャーは自分がその分をカバーしないといけないと焦ったものですが、今ではヘルプで埋められるという余裕があるので、当時とはプレッシャーが全然違います。

マネージャー

岡崎　利彦さん

空いた時間にシフトに入れ、スタッフからは、実際に「『シフオプ』を導入してから働きやすくなった」という声を聞いています

　「シフオプ」導入前は各店舗でばらばらのやり方でシフト管理をしていました。店舗によってExcelのフォーマットが違ったり、紙で作成していたりしていました。私の店では、お店に紙を貼りだして、スタッフさんにそこに働きたい日付や時間を記入してもらい、スタッフの希望勤務時間を集めていました。そして、その情報を私がシフト表にする為に１回３時間ほどかけてExcelに転記していたのです。スタッフからの希望を集めてからシフト表ができるまで、毎回１週間ほどかかっていたと思います。それに加えて、都度、修正や調整が発生するので結構大変でした。

　「シフオプ」はもともと私が本部に「こういうサービスがありますよ。」とお奨めしたものなので、導入には非常に前向きでした。お店で働いているアルバイトのスタッフにとっても、シフトを出すためにお店にわざわざ行くということが不要になるので、結構ウケがよかったです。実際の操作も、画面を見せながら「このようにやればいいよ。」と、デモンストレーションをするとすぐに理解してくれました。お店には、５０代や６０代のスタッフも在籍していましたが、彼らも問題なく使えていました。

　スタッフからは、実際に「『シフオプ』を導入してから働きやすくなった」という声を聞いています。「シフオプ」導入後、店舗間でのヘルプが活発に行き来していますが、スタッフはとても自主的に他の店舗へのヘルプに行っているようです。例えば、夕方の予定がなくなったら、どこかの店舗に空きがないかなと探して、その日の夕方に働けるお店で働く、といったことをやっているようです。働きたいときに、すぐに働けるというのは、スタッフにとってとても働きやすいみたいですね。他にも、他の店舗に行ったら、その店舗にいるスタッフさんと仲良くなって楽しかったみたいな声も聞いています。

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