事例集

多くの企業さまに、
ご利用いただいております。

200人以上のスタッフ、5つのセクション、繁閑の波… 複雑なシフト事情によるアナログ作業を効率的に一新、年間約480時間の間接業務コスト削減に成功

TOHOシネマズ株式会社

TOHOシネマズ株式会社

サービス

利用拠点数
11拠点

映画館の経営をはじめ、劇場内でのグッズ・軽飲食の販売を行っている。

  • 課題背景

    • シフト管理のために膨大な時間を費やしていた
    • セキュリティ面での不安が大きかった
  • 成果

    • シフト管理に費やしていた時間を、他の業務に充てることができ、サービス向上につながった
    • いつでもシフトが確認できるので、個人情報も守れるようになった

INTERVIEW

鈴木 啓章さん

副支配人

鈴木 啓章さん

アルバイトは総勢250人・セクションは5つの大所帯

劇場の中でも新宿店は最大規模のため、スタッフが大勢在籍していて、シフト作成は非常に大変な業務でした。アルバイトの人数は約250人。さらに、フロア、チケットカウンター、飲食売店、グッズ売り場、オフィスと主に5つのセクションに分かれており、少ないところで20人、多いところで80~90人とバラつきがある点もシフト作成を難航させる要因でした。

シフトの提出から周知まで全てアナログ、セキュリティ面も課題

シフオプを導入する前のシフト管理は、とてもアナログで非効率でした。まずスタッフ1人1人に手書きで1週間のシフト希望を提出してもらいます。その手書きの書類をもとに、マクロを使ったエクセルへ、入り時間と終わり時間、休み希望の情報を7日分入力していきます。これを250人分やるんです。そして映画館という特性上、動員予想に合わせて人数を増減させ、1、2日費やしてやっと完成。さらにシフトの周知もアナログで、事務所に掲示してスタッフにわざわざ見にきてもらっていました。

 

特にエクセルの入力作業にはとても苦労しました。従業員の名前を250人の中から探し出すことからはじまり、1つ入力ミスをすると全てのデータが崩れたり、手書きなので6なのか0なのか解読するのに時間がかかったりしました。

 

一番問題視していたのはセキュリティです。シフトを確認するには劇場に出向く必要があるので、アルバイト仲間が親切心でSNSにシフト表をあげてしまうことがあったんです。シフト表には名前も載っていますし、個人情報を守るためにも何かしらの対策が必要でした。

安定運用までわずか半年

他の劇場と比べて新宿劇場は250人を越える大所帯。スタッフの多さにシフトを組む大変さを痛感しました。そのことを人事に相談すると、ちょうどシフト管理のシステム導入を検討していたんです。そして、他社のシステムと並行してシフオプをテスト運用させヒアリングし比べた結果、運用的にも工数的にもシフオプのほうが大幅に楽になったので導入を決定しました。

導入を決定して運用が安定するまではわずか半年、短期間で浸透したと感じます。

シフト作成時間は半分近くに短縮

シフオプ導入後、大きく効果を感じたのは、今まで管理者1人でしか作業できなかったシフト作成が、複数人で同時に作業できるようになったことです。いままでのエクセルは共有ファイルを使っていたので、他の人が開いていると手を付けられず無駄な待ち時間となり、データが破損するリスクもありました。作成時間も大幅に短縮され、導入前は最大月間85時間かかっていましたが、シフオプでは月間44時間まで抑えられ、半分近く短縮することができました。作成できたシフトを一括でメール送信できることもとても便利です。

 

コミュニケーションにも変化がありました。導入前は「シフトの締め切りが過ぎている」「字が見づらい」といった、ミスを指摘して嫌悪感を生むようなコミュニケーションでした。シフオプでシフト申請し、ミスを指摘するコミュニケーションが減ることで、お互いにストレスがなくなり、良好な関係になりました。しかもリマインド機能もついているのでシフトの提出忘れも非常に減りました。

現場に集中できるようになり、サービス向上にも

社員がシフトを作るために事務所にこもる時間が非常に多かったのですが、シフオプを導入することで、作業時間が短縮され、現場に集中できるようになりました。現場に集中することで社員の目が行き届き、また現場スタッフとの関わりも増え、結果的にサービスの向上にもつながっていると感じます。

 

また操作自体は簡単なので、今ではアルバイトリーダーを中心にシフト作成を任せる体制にすることができました。最終チェックは社員がしていますが、結果的には大幅に社員負担を減らすこともできました。

髙橋さん

アルバイト

スーパーリーダー

髙橋さん

【現場の声】導入してからすぐに使えてとても便利と好評です

シフオプの導入によって、ネット上で場所・時間問わずシフト申請することができ、全員のシフトの内容も把握できるようになりました。スタッフも導入してからすぐに使えるようになっていて、紙に書いてエクセルで作っていた頃と比べて段違いで便利とスタッフの間でも好評です。

私はスーパーリーダーとしてシフト作成に携わっていて、他のスタッフが仮作成したものを元に、動員数に合わせて各セクションの人数を調整しています。人によってシフトの入り方に偏りがないか、シフトが夜勤のあと翌日早朝の連勤になっていないか等をチェックしています。

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