事例集

多くの企業さまに、
ご利用いただいております。

シフオプの導入により業務効率が改善し、お客様サービス向上への時間創出を実現

株式会社サンシャインエンタプライズ

株式会社サンシャインエンタプライズ

サービス

利用拠点数
1拠点
利用者数
約140人

都会の真ん中、地上40mのビルの屋上で“天空のオアシス”をコンセプトとした水族館。

  • 課題背景

    • 2段階にわたりExcelでシフト一覧表を作成する作業は、煩雑になるとともにミスが生じやすい状況にあった
    • キャストの週報業務では、シフト一覧表と実際の勤怠データとの整合性を取る必要があり、相当な労力を費やしていた
  • 成果

    • シフト作成・管理がスムーズに行えるようになり、毎月約20件あったシフト上のミスもほとんどない状況に改善された
    • キャストの週報業務では月間約5時間・年間で約60時間を削減。その分、お客様へのサービス向上の時間が創出できた

INTERVIEW

さん

左から

株式会社サンシャインエンタプライズ アクアゲストコミュニケーション部

岡澤 貴博さん

スマイルキャスト

谷口 真梨さん

アクアゲストコミュニケーション部

庄村 郁哉さん

さん

“天空のオアシス”をコンセプトとするサンシャイン水族館。支えているのはキャストと呼ばれるスタッフたち

空飛ぶペンギン、カワウソの散歩(カワウソ・グリーティングタイム)などで人気を集めているサンシャイン水族館。超高層ビル「サンシャイン60」を含む大型複合施設「サンシャインシティ」内にある、ワールドインポートマートビルの屋上・地上40mに位置します。

2017年7月に屋外エリア「マリンガーデン 天空の旅」をリニューアルオープンし、空・光・水・緑にあふれた自然環境を実現。2018年1月には、全館リニューアル後の入場者数が1,000万人を突破。都会の真ん中で生き生きとした水の生物が観察でき、非日常感を楽しめる“天空のオアシス”として“感動”や“発見”がちりばめられた街づくりを目指しています。

それを支えているのが、キャストと呼ばれるスタッフたちです。同水族館を運営する株式会社サンシャインエンタプライズではセクションごとに、案内業務やチケット販売業務を担う「スマイルスタッフ」約100名、ショップのオペレーションを担う「ショップスタッフ」約40名、さらに生物の飼育管理を担う「アクアスタッフ」約40名が在籍しています。そのうち、出勤形態が約50パターンに及ぶ、「スマイルスタッフ」と「ショップスタッフ」のシフト編成・管理を統括するアクアゲストコミュニケーション部は以前より、担当者の業務負担が大きく、働き方の改善が必要と考えていました。

2段階にわたる複雑なアナログのシフト作成や、管理者の週報作成業務は負担が大きく、ミスが発生しやすい状況に

シフオプ導入前は、キャストの希望出勤日時を用紙に記入してもらい、表計算ソフト(Excel)を使ってキャスト全員の出勤日数を集計した表を作成。そこからスタッフの配置を振り分けた一覧表を作成するという、2段階にわたるシフト作成を行なっていました。この方法は、社員の管理者にとって負担が大きく、ミスが生じやすい状況をつくるうえに、シフト作成のミスで管理者とキャストとの信頼関係が悪化することもありました。

毎月15日(シフト申請の締切日)が近付くと、煩雑な作業をこなすことに加えて、シフトが埋まらないと水族館の運営ができないというプレッシャーがありました。キャストの希望が叶えられなかったり、シフト上のミスが発生すれば信用問題にも関わるので正直悩みの種でした。

また、シフト一覧表と実際の勤怠データとの整合性を取るための負荷もとても大きく、キャスト約100人数分×1ヵ月の日数=約3,000のデータを目視で照合し、さらに、残業、有給、早退・遅刻・欠勤も確認しなければなりませんでした。
スマイルスタッフの勤務形態が約50パターンにも及ぶため、勤務コードを一つひとつ手入力する必要があり、相当な労力がかかっていました。こうした状況を改善するべく、同部ではシフト管理・作成システムの導入を決意しました。

岡澤 貴博さん

アクアゲストコミュニケーション部

岡澤 貴博さん

シフオプの導入を決めた大きな目的は“業務負荷の改善”。導入当初はマニュアルの要約版を作成して浸透を促進

数あるシフト管理・作成ツールの中から、シフオプを採用することに決定。決め手となったのはシフトのシステム化による業務負荷の改善です。具体的には、(シフオプの導入による)アナログ的なやり取りからの脱却、勤怠データとの付き合わせなど効率化による管理業務の生産性向上を実現できる点にありました。

2018年5月に導入した当初は、シフト作成・管理の担当者もほとんど知識がない中でのスタートとなり、キャストからはシフト申請に関する問い合わせが殺到するなど、一時はシフオプの利用をこのまま続けるか否かの決断を迫られるほどでした。

そんな中、キャストに「全体の効率化を目指し、続けることを前提に対応してほしい」と理解を促し、全員がシフオプを使ってシフト申請ができるようにと、基本操作の習得を促して操作できる機能を少しずつ増やし、徐々に抵抗感をなくしていくことで使いこなせるように推進していきました。また、キャストが不明な点があっても困らないように、マニュアルの要約版を作成し休憩室などに配置していつでも確認できるようにしたり、それでも理解できない場合は、サブリーダー(スマイルキャスト 谷口)を通じて管理者に尋ね、回答内容はキャスト全員に共有したりすることで、全体の理解を深めていくことに成功しました。

庄村 郁哉さん

アクアゲストコミュニケーション部

庄村 郁哉さん

シフオプ導入後はシフト作成・管理の業務効率が改善。それに伴い、お客様へのサービスも向上

シフオプが使いこなせるようになり全体に浸透していくことで、シフト作成のミスが減り、キャストのシフト提出率も上がり、業務負担は大幅に減少することができました。創出できた時間で他の業務がこなせるようになり、その結果、お客様へのサービス向上につながりました。 シフト作成では、いつでもどこでもシフト申請ができるようになったことで、毎月の締切日(15日)が守れるようになり、キャストに確定後のシフトを公表する時期が安定し、現場が対応しやすくなりました。また、シフオプのチャット機能を利用することで、キャストといつでもどこでもメッセージのやり取りが可能になり、導入前に比べ学生スタッフと連絡が取りやすくなり、送信履歴が記録されることで6名の管理者の間で情報共有がしやすくなりました。

以前は一月あたり20件ほどあったシフト上のミスはほとんどなくなり、今は精神的に楽になっています。シフト作成後は、時間帯ごとに必要なキャストの人数を入力すると、アラートで欠員が表示されるので迅速に対応できるようになり、今はシフト関連で使っていた時間で他の業務に取り組むこともでき、シフオプの導入成果を実感しています。

そして、シフトに関してキャストからの不平・不満が如実に減少しました。管理者とシフト関連の情報を共有できる機会が増えたので、欠員の募集でもキャスト全員へ通知しやすくなったため、シフト管理が柔軟に素早く対応できるようになりました。シフオプが入って良かったと思っています。

また、キャストの週報業務では、勤務形態が約50パターンにも及ぶスマイルスタッフの勤務コードが事前登録されているので、手入力の手間が省け、月に約5時間・年間で60時間の削減を実現できました。その分、他の業務もこなせるようになり、業務効率は向上しました。

谷口 真梨さん

スマイルキャスト

谷口 真梨さん

“感動”や“発見”がちりばめられた街づくりを目指す上で、管理者とキャストの連携・連動は必要不可欠

サンシャイン水族館では新たに、クラゲの展示エリア「海月空感」(くらげくうかん)をオープンします(2020年5月現在オープン時期未定)。国内最大級の横幅約14mのミズクラゲの展示水槽などを新設し、水槽の形状や水流、照明、音など空間全体にこだわり、まるで暗い海の中でクラゲに包まれるような圧倒的な没入感を体験できるエリアとなる予定です。

「海月空感」でのサービスを支えるのはキャストのみなさんであり、運営を担う管理者とのスムーズな連携・連動が必要不可欠になります。シフオプを引き続き有効活用していくことで、お客様へのさらなるサービス向上を目指していきます。

サンシャイン水族館内にて
サンシャイン水族館内の様子
※サンシャイン水族館調べ(2019年11月現在)。クラゲの展示水槽として国内最大級の約14mの横幅(湾曲した観覧可能な部分の長さ

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