事例集

多くの企業さまに、
ご利用いただいております。

業務のシェア拡大に伴い、手作業中心のシフト管理に限界を痛感。
シフオプ導入で業務効率が改善し、派遣先企業の要望に対する柔軟な対応が可能に。

サンライフ・クリエイション株式会社

サンライフ・クリエイション株式会社

サービス

利用拠点数
4拠点
利用者数
185人

派遣事業


  • 課題背景

    • 週単位のシフト管理に対応できないシステムにより、メール・メッセージとExcelを駆使した手作業中心の繫雑なシフト管理
    • シフト管理業務が繁雑になることで、誤送信や転記ミスなどが発生するリスクが高まり、確認が繁雑で担当者の残業が増える悪循環へ
  • 成果

    • シフト管理の作業時間の削減。それによって、派遣スタッフのフォローなどに時間を充当できるように
    • (01)により、派遣スタッフの満足度、さらには顧客満足度も高まり、好循環を生み出す
    • シフトを短期間に確定できるため、顧客からの発注期限について要望に応えることができるようになった

INTERVIEW

さん

左から

サンライフ・クリエイション株式会社
人材サービス事業部 業務推進グループ

宇佐美 由香さん

人材サービス事業部 業務推進グループ 主査

宮﨑 晴子さん

人材サービス事業部 HC事業グループ 主査 エリアコーディネーター

和田 理恵さん

さん

不動産業界に強い人材サービス会社・サンライフ・クリエイション。支えるのは主婦層中心の派遣スタッフの皆様

1986年の設立以来、三井不動産グループのパートナー企業として住宅・不動産の販売を総合的にサポートする、人材サービス会社・サンライフ・クリエイション。設立当初は、不動産の販売現場でスタッフがお客様に営業をする媒介業務をメインに展開。十数年後には、業態を派遣事業に切り替え、一般事務など対応業務を着実に広げ、現在は不動産業界に強い人材サービス会社へと成長を遂げています。

そうした中、女性活躍推進法に基づく「えるぼし」の認定を受けるなど、クライアントや求職者・スタッフへ安心感を与える事業展開を心掛け、女性社員・スタッフの活躍を支援し評価を得ています。

2016年には東京、神奈川、千葉、埼玉の13県を対象に、不動産仲介店舗で取り扱う新築・中古の売出し中物件(戸建て・マンション)を見学に来たお客様の受付対応をするスタッフを派遣する「オープンハウス業務」を新たにスタート。13県に配置された15のセンターに、それぞれ土日、祝日を対象に1日4050名のスタッフを派遣しています。

スタート当初、主婦層を中心に6名ほどであったオープンハウス業務スタッフの登録数は、5年後の現在では130名以上となり、うち実際に稼働するスタッフ数は100名を超えています。この派遣スタッフをバックアップするのが、管理担当者、派遣先企業と連携を図る営業担当者の5名によるオープンハウス業務の担当チームです。

スタートして12年は、クライアントから発注を受ける派遣スタッフ数も現在に比べて少ないこともあり、出勤可否や派遣先企業担当者との雇用契約などのやり取りはすべてメールやメッセージ、そこから収集した情報をまとめるシフト作成はExcelを活用し、スタッフから提示された休暇希望日を社内基幹システムのシフト管理機能に反映し対応していました。ところが、3年後には、オープンハウス業務の急速なシェア拡大に伴い、稼働する派遣スタッフ数も大幅に増加し、シフト管理は多忙を極めることになりました。

「オープンハウス業務」でのシステム導入でネックとなったのは、“週単位”のシフト管理にあった

オープンハウス業務は当初、社内の基幹システムのシフト管理機能を利用することで開始したものの、月単位でシフトを設定する基幹システムでは、週単位でシフトを組むオープンハウス業務には適応できないことが判明。それにより、メールとExcelを活用してシフト管理をせざるを得なくなったことも、シフト管理が多忙を極める大きな要因になりました。その結果、毎月の受信数は2,000通にのぼるようになり、1)メールの誤送信を防ぐための確認作業の増加、2)未読メールが溜まってしまい必要なメールがなかなか探し出せない、3)メールで受け取ったシフト希望をExcel、さらに基幹システムの流れで転記する際の記入ミス防止対応作業の増加、といった弊害が生じるようになったといいます。

シフト調整を務める、人材サービス事業部業務推進グループ主査の宮﨑晴子さんは、当時をこう振り返ります。「シフオプを導入する前までは、Excelで作成したシフト表のデータ容量をできるだけ軽くしたり、メールの件名をわかりやすくしたりするなどして、なんとかやりくりしてきました。しかし、ある程度手を尽くし、ついにメールとExcelでのシフト管理に限界を感じました。しかも、担当チームはシフト管理に付きっきりになってしまい、その他の業務に時間を費やせなくなりました。」

そのため、オープンハウス業務では新たにシフト管理システムを探すことになったところ、他部署からの薦めにより、あるシフト管理システムのテスト導入をすることになりました。ところが、1ヵ月間のシフトの仮留めができない、Excelのようにフィルターをかけてデータ抽出ができない――など、オープンハウス業務をおこなうには操作がしにくい点が散見され、結局導入を断念しました。

その後、社内の他業務でシフト管理システムの導入を検討していた際に、シフオプの説明を受けていた今の上長が偶然2020年度よりオープンハウス業務をマネジメントすることが決まり、業務負担を軽減する目的で正式にシフオプの紹介を受け、テスト導入をすることになりました。

宮﨑 晴子さん

サンライフ・クリエイション株式会社

人材サービス事業部 業務推進グループ 主査

宮﨑 晴子さん

シフオプを使って、シフト管理を行うイメージが付きやすかったことが導入の決め手に

テスト導入を経て、202010月にシフオプを正式に導入。決め手となったのは、シフト管理担当者と派遣スタッフ双方の画面の見やすさ、直感的に分かりやすい操作性、メール・メッセージの送受信における既読・確認機能の充実――。宮﨑さんは、これらの利点により、シフト管理のルーティン業務を、シフオプへ移行できるイメージがつきやすかったといいます。

導入後は、主婦中心の派遣スタッフに対しスムーズに使ってもらえるように、システムの操作が苦手なスタッフにも配慮した、オープンハウス業務独自のマニュアルを作成。宮﨑さんは実際に派遣スタッフが使用するアプリ画面を操作しながら、つまずきそうな点・理解しにくい点を踏まえ、操作ごとに平易な文章と画面キャプチャを貼り付けてフローを構成。このマニュアルにより、シフオプを初めて使用する派遣スタッフの方でも、初期設定から連絡機能の活用など、一連の操作ができるようになっているとのことです。

シフオプ導入後はシフト組みから確定までの時間短縮を実現し、業務効率の改善を実感

シフオプの導入後は、「メールやメッセージ機能を通じて各派遣スタッフとの間で出勤日の可否についてやり取りし、その情報をExcelのシフト表にまとめ、スタッフからの休暇希望日を社内基幹システムのシフト管理機能に反映する」という、一連の作業の手間が省けたことによりシフト組みから確定までの時間短縮を実現しています。シフト管理の専門チームのメンバーは、毎月2,000通を超えるメールやメッセージ機能でのやり取りに費やされていた業務負担、誤送信リスクや重要なメールを見落とす心配から解放され、業務効率が改善されたことを実感したといいます。

一方、派遣スタッフの方たちについては、シフト管理に携わる業務推進グループの宇佐美由香さんは、「導入当初は確かに『使ってみるのが難しい』」といった不安の声もありましたが、使い始めていくうちに『1ヵ月間のスケジュールがすぐに見て分かるようになった』『メッセージ機能を使うことで、気になることや分からないことを質問するとすぐに返信してもらえるのでとても便利』といった声に変わっていきましたね」と語っています。

宇佐美 由香さん

サンライフ・クリエイション株式会社

人材サービス事業部 業務推進グループ

宇佐美 由香さん

シフト作成・管理に関わる時間が短縮できた3つの成果ポイント

シフト作成・管理に関わる時間が短縮できた成果として、派遣先企業と連携を図る営業担当を務めるHC事業グループ 主査 エリアコーディネーター 和田理恵さんは、次の3つのポイントを挙げています。

1)時間の余裕が生まれたことで、これまで満足に対応できていなかった、派遣先で就業する派遣スタッフに会いに行って直接フォローする時間が以前よりも取れるようになってきたこと

21)に伴い派遣スタッフの満足度が上がっていること

3)以前より派遣先企業から要望されていた発注期限について、毎週金曜日から翌週月曜日への変更ができるようになったこと

 

なかでも、3)では、不動産仲介物件は常に売買により状況が変わり、それに合わせて必要な派遣スタッフの人数も変わります。そのため、特に来場者の多い土曜日と日曜日にかけて物件状況は大きく変わることから、派遣先企業は翌週の月曜日を要望している事情が背景にあります。また、オープンハウス業務が週間単位で稼働せざるを得ない事情も、こうした点に起因しています。

和田 理恵さん

サンライフ・クリエイション株式会社

人材サービス事業部 HC事業グループ 主査 エリアコーディネーター

和田 理恵さん

“クライアントやお客様の期待を上回るサービスを提供し選ばれる会社”を目指し、これからも成長を続けていく

サンライフ・クリエイションでは、こうしたオープンハウス業務での成果を踏まえ、今後の社内の基幹システムの入れ替えを念頭に、オープンハウス業務以外に数百人の派遣スタッフが稼働する新築マンションや一戸建の販売センターでのシフオプの導入を検討しているとのこと。

 

シフオプの導入により、オープンハウス業務の業務効率化を果たし、さらなるシェア拡大に向けて展開するサンライフ・クリエイション。“クライアントやお客様の期待を上回るサービスを提供し選ばれる会社”を目指し、これからも成長を続けていきます。

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