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エクセルに限界を感じている方必見!初期費用無料のシフト管理システム

パソコンやインターネットの普及により情報化が進み、個人・法人問わず利便性が向上した現代社会。
今まで手作業で行っていた書類作成や計算などのほとんどは、マイクロソフト社のExcelやアップル社のNumbers、Google社のスプレッドシートといったソフトウェアやサービスを利用して作成・管理されています。

シフト制勤務の職場で必要なシフト管理業務でもこれらを利用している職場は多いようです。
しかし、“コンピューター×表計算ソフト”の組み合わせも、すべてを自動化と言うにはほど遠く、実際にはいくつかの手作業が必要です。
今回は表計算ソフトにはないシフト管理システムのメリットについて解説します。


目次[非表示]

  1. シフトの作成や管理を自動で行うシステム
  2. シフト管理システムのメリット
  3. 初期費用無料のシフト管理システム「シフオプ」
  4. まとめ


シフトの作成や管理を自動で行うシステム

パソコンを活用してシフトの作成や管理を行う方法には、主に2種類の方法があります。1つ目は表計算ソフトを使ってシフト表を作成する方法、2つ目はシステムを使う方法です。それぞれを比較してみましょう。

表計算ソフトを活用する方法

代表的な表計算ソフトとして有名なマイクロソフト社のExcelやGoogle社のスプレッドシートはビジネスの現場でもよく使われています。

Microsoft Officeは、ビジネスに必要な文書作成や表計算、プレゼンテーション資料作成などが行えるソフトウェアです。無料の試用期間はありますが、無料の場合は使用できる機能に制限があります。有料の場合は必要なアプリケーションを買い切る方法と、月々もしくは年毎の利用料金を支払って利用する方法があり、購入したパソコンにあらかじめライセンスが同梱されている場合は、基本的に無料で使用できます。

Googleスプレッドシートは、シート数の制限はありますが基本的に使用料は無料です。Googleのアカウントを持っていれば使用でき、1つのシートを複数のアカウントで同時編集することも可能なため、シートの共有などにも便利です。
インターネット上には表計算ソフトを利用したシフト表のテンプレートも出回っていますが、セキュリティに問題のあるものも見受けられるため、ダウンロードは慎重に行ったほうがよいでしょう。

表計算ソフトとして使いやすいExcelやGoogleスプレッドシートも、シフト表として使用する場合はどうしても手作業での転記が発生します。従業員の希望シフトを目視でチェックしながら入力する必要があるため、シフト作成に労力と時間がかかります。

シフト管理システムを活用する方法

シフト管理に役立つ製品が多く発売されている現在では、クラウド型のシフト管理システムがよく見受けられるようになっています。

かつてのシステムは、決まった設備やパソコンでしか作業が行えないものが主流でしたが、最近ではインターネット環境さえあれば、どこからでもアクセス可能なクラウド型サービスが主流です。
従業員の希望シフトの収集もスマートフォンなどのデバイスから行えるため、手作業での転記は不要。シフトの作成・管理に特化しており、だれでも使えるようわかりやすく設計されています。

また、クラウド型サービスはインターネット環境さえあればこれといった設備投資も不要なため、費用を抑えつつ、手軽に導入できます。


シフト管理システムのメリット

シフト管理システムにはいくつかのメリットがあります。以下では、シフト管理システムのメリットやさまざまな機能を詳しく説明します。

面倒な作業を削減。シフト管理者のメリット

シフト管理システムは、作成者の業務負担を軽減させる機能を網羅しているため、今まで手作業で行っていた作業がスムーズに行えます。

  • 設定した予算に応じたモデルシフトが作成されるため調整が容易になる
  • 従業員のシフト申請は管理画面に集約されるため手作業での転記が不要になる
  • アラート設定により、欠員や予算オーバー、長時間労働がチェックできる
  • 人件費が自動計算される
  • 確定したシフトは自動で配信される

通常業務を行うなか、予算や希望を調整したシフト作成は管理者にとって大きな負担です。手作業で行っていた作業を自動化することで、時間が短縮されるだけでなく、正確性も向上します。

自分のスマホからシフト申請。従業員にもメリット大

シフト管理システムは、シフトを申請する従業員にとってもメリットが大きいです。

  • スマホやタブレットなど、手持ちのデバイスでのシフトを申請できる
  • シフト申請の締切や出勤日をリマインドできる
  • 常にリアルタイムなシフトを確認できる

スマートフォンやパソコンを使えるスタッフにとっては、手書きのシフト申請書より使いやすく、周知しやすいのがシフト管理システムの魅力です。

手書きや表計算ソフトとの比較では?

手書きや表計算ソフトは、使用経験がある人が多いため、使いやすい一方、注意が必要な部分が手作業です。シフト管理システムは、従業員の希望を収集しシフト表に反映させる作業や、コンプライアンスチェック、人件費との照合などが自動化できる製品が多く、業務効率の改善に効果が期待できます。


初期費用無料のシフト管理システム「シフオプ」

「シフト管理システムが便利なことはわかったけれど、初期費用やランニングコストが高いものは手がでない……。」そのような経営者やマネージャーにおすすめなシフト管理システムがクラウド型サービスの“シフオプ”です。

初期費用0円で手軽に始められる

シフオプの初期費用は無料。基本プランでは、従業員1人(1ユーザー)あたり1アカウントで月額300円。従業員が少数の店舗でも導入できます。

利用ユーザーが多ければ多いほどお得

ユーザーが1,000人以上なら、お得な月額固定価格のIDパックプランも選べます。アカウント数が増えれば増えるほど、お得なプラン。大規模な事業所のシフト編成にお困りの方におすすめです。


まとめ

シフト作成や管理を手作業で行う場合、時間と手間がかかることは避けられません。一般的な表計算ソフトは便利で身近なものですが、人件費や労働基準法を含めたチェックが必要なシフト作成には最適とは言えないでしょう。また、企業や店舗が発展して従業員が増えれば増えるほど管理に時間が取られてしまい、ミスが多くなる恐れもあります。

​​​​​​​現在のシフト作成や管理に悩みを抱えている方、労務管理にかかる時間を削減したい方は、シフト管理サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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