タイムカードを廃止して勤怠管理システムを導入！そのメリットとは？
従業員の勤怠管理方法として利用されることの多いタイムカードですが、最近ではより効率よく勤怠管理を行うために「勤怠管理システム」を導入している企業が増えてきています。
働き方改革によって、長時間に及ぶ残業や賃金の未払いなどを是正する動きが強まっていることもあり、従業員の勤怠管理や適切な給与の支払いは、企業にとって欠かせません。
勤怠管理システムの導入にあたってはコストを懸念するケースも多いようですが、デジタル化することで得られるメリットはたくさんあります。
ここでは、タイムカードによる勤怠管理の問題点と、勤怠管理システムで得られるメリットについて解説します。
タイムカードを廃止する企業が増えている
これまで従業員の勤怠管理といえば、タイムカードによるアナログ管理が一般的でした。
出退勤時に自分のタイムカードを打刻するだけのシンプルな方法なので、従業員数が少ない職場や、パソコンなどのIT機器にあまり触れない従業員でも扱いやすいというメリットがあります。
入力ミスが発生しやすい「手書き」による管理や、パソコン操作に慣れない人にとって難しい「エクセル」管理と比べると、タイムカードは簡単で使いやすく、客観的に勤務時間を把握できるという点から、多くの企業に広まったといえるでしょう。
しかし、こういったアナログ管理は企業にとってデメリットも多いことから、タイムカードを廃止して勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
過重労働が社会問題となっている今、企業は従業員の勤怠管理を徹底し、働きやすい職場づくりや健康維持を心がける必要があるでしょう。
また、適正な体制で勤怠管理を行っていることで、従業員にも説明責任を果せるようになります。
タイムカードで勤怠管理を行うデメリット
業務効率化のために、企業でもさまざまな業務にIT化を取り入れています。働き方改革関連法の施行により、勤怠管理にはこれまで以上に信頼性と明確さが必要となりますが、一方で、管理するためのリソースには限りがあります。
そこで、より効率よく、人的ミスを軽減できる管理方法として取り入れられているのが、勤怠管理システムです。
では、タイムカードのようなアナログ式の管理には、どのようなデメリットがあるのでしょうか。
月途中での労働時間を把握できない
基本的にタイムカードでは月末に労働時間の計算を行うため、月の途中での集計が難しく「気付いたら法令に反する長時間労働だった」という事態になりかねません。
さらに、出退勤時の打刻の記録だけでは、従業員個人の休日取得状況や時間外労働をチェックすることは大変です。
過重労働を防止するためには、数日おきや一週間ごとなどこまめに個々の労働時間を把握し、働き過ぎている従業員には半休を与えるといった対応が必要になってきます。
打刻ミスや不正打刻が起こるリスクがある
タイムカードは、一度打刻してしまうと修正が難しいというデメリットがあります。もし打刻を間違えてしまった場合、責任者への報告と修正が必要になるだけでなく、申告が面倒だという理由でサービス残業が起こってしまうリスクも考えられます。
また、タイムカードは他人にも打刻できてしまうので、遅刻や早退などがあった際に不正打刻が起きる可能性もゼロとは言い切れません。
個人の出勤状況や休日が他人にも把握しやすいので、プライバシーの観点からもタイムカード管理には課題が多いことがうかがえます。
個々の労働時間を正確に反映できない
出退勤のみを打刻するタイムカードでは、外回り業務に要する労働時間が正確に把握しづらいというデメリットがあります。
たとえば、営業担当で外出することが多い従業員は、社内でタイムカードを押すタイミングがなく、時間外労働が起きやすいといえます。
こういった業務内容の不公平さを無くし、労働時間を賃金計算にしっかり反映させることが重要です。
会社規模が大きい場合、給与計算が大変
会社規模が大きい職場においては、タイムカード記録をもとに労働時間の集計や給与計算を行うには、労力も時間も要します。
また、「労働時間が法律の上限規定を超過していた」「正しい賃金手当が支給できていなかった」というミスも発生しやすくなります。
タイムカードにはこのように、非効率で不便な側面が多いことがわかります。
勤怠管理をデジタル化すると業務効率が上がる
タイムカードを廃止し、勤怠管理をデジタル化すると、以下のように業務効率化を図ることができます。
・集計ミスを防止できる
・打刻後の修正が可能になる
・リアルタイムで勤怠状況を把握でき、過重労働防止につながる
・労働時間をもとに正確に賃金に反映できる
・不正打刻のリスクを回避できる
・集計や給与計算の工数や時間が短縮できる
・従業員が多い会社でも個々の勤怠状況が把握できる
加えて、勤怠管理を含む、従業員の労働に関する書類の保管義務(労働基準法第109条)がありますが、勤怠管理をデジタル化することでペーパーレスにつながります。保管スペースの確保、用紙の回収といった業務工数を減らすことも可能です。
このように、タイムカード廃止で得られるメリットは非常に多いです。
月末でまとめて集計作業をする手間がなくなり、月途中でも勤務状況を把握できることから、過重労働を予防できます。また、人手が必要な部署をサポートでき、業務効率化にもつながるでしょう。
企業の人手不足が深刻化している日本では、従業員一人ひとりの生産性を高めるために業務効率化が必須です。勤怠管理のデジタル化は、業務効率を向上し、安心して働ける職場にするためにも必要な施策ではないでしょうか。
シフト管理もデジタル化が便利
労力や時間を要する管理業務は勤怠管理だけではありません。
主に飲食店やスーパーマーケット、コンビニエンスストアなどでは、シフト制を採用しているケースも多いのではないでしょうか。シフト管理もまた、工数のかかる業務のひとつとなるため、より効率のよい管理方法の導入が必要です。
アナログでのシフト作成の際には、まず従業員の希望勤務時間帯や希望休日などのシフトを収集し、シフト表に転記する作業を要します。シフト表を貼りだしたり、配布したりという工数もかかるでしょう。また、「休日が少ない」「長時間労働になっている」という見逃しミスも起こり得ます。適切な人件費管理のために繁忙期や閑散期の人員配置を考えなければならず、シフト作成にかかる時間と労力に頭を抱えている方もいるではないでしょうか。
このような課題に、シフト管理のデジタル化が有効です。シフト管理システムの「シフオプ」では、シフトの収集から転記、完成シフトの共有までがシフオプ内で完結可能です。
従業員がスマートフォンで自分の希望シフトを提出し、管理画面でその希望を反映させた仮シフトを作成する機能が備わっています。仮シフトをもとに確定シフトを作成しますが、その段階で法令遵守に対してリスクがあるシフトには自動でアラートが上がる機能もついているのでリスクを回避できます。確定シフトは、全従業員へ一斉通知できるので、配布の手間が省けるのもポイントです。さらに人員配置を可視化しますので、どの時間帯に人手が必要かひと目で把握できるのもメリットとなっています。シフト人件費を自動計算する機能によって、コスト適正化を図ることも可能です。
アナログのシフト作成でかかっていた時間や工数をデジタル化で解消することで、業務効率化につながるといえるでしょう。
まとめ
タイムカードを廃止し、勤怠管理をデジタル化することで生じるメリットは多く、今後ますます注目される管理方法だと推測されます。
シフト管理も合わせてデジタル化することで、管理者側の負担が大きく軽減されるだけでなく、従業員にとって働きやすい労働環境にもつながります。
現在アナログ式の勤怠管理・シフト作成をしている場合は、デジタル化を検討してみてはいかがでしょうか。
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