100名以上のスタッフを抱え、煩雑になっていたシフト管理業務が「シフオプ」の導入によって効率化。

Sansan株式会社

Sansan株式会社

IT

利用拠点数
1拠点

クラウド名刺管理サービス『Sansan』、個人向け名刺アプリ『Eight』など、ビジネスでの出会いを資産に変えるサービスを提供している。

  • 課題背景

    • シフト管理のために膨大な時間を費やしていた
    • スタッフの人員増加のため、管理がより煩雑になることが予想された
    • シフトの提出や確認に手間がかかっていた
  • 成果

    • シフト管理に費やしていた時間を、他の業務に充てることができた
    • シフト変更などの連絡がメッセージ機能にて一元管理できた
    • いつでもどこでも簡単にシフトの確認ができるようになった

INTERVIEW

小父内 信也さん

オペレーション部 運用グループ

オペレーションセンター長

小父内 信也さん

スタッフは100名以上。シフト管理の時間を減らす解決策が必要でした

名刺に記載のある情報をデータ化するオペレーターが多数在籍しています。数十名程度だった数年前であれば、パソコンやクラウド上の表計算ソフトなどで、シフト管理ができていました。しかし、100名を超えたあたりから、多くの時間をシフト管理に費やさざる得なくなり、ついには半月分のシフト作成に、半日も要していました。急な休みの申請などがあると、シフト表を何度も修正しなければならないため、さらに膨大な時間を消費することになり、本来の業務を行えないこともありました。 スムーズで業務負担の軽いシフト管理を実現するため、管理ソフトのリサーチを行いました。厳選して5、6種類まで絞り込み、その中で最もオペレーターにとって分かりやすいサービスだと考えたのが「シフオプ」でした。

シフト管理の時間を大幅に削減できたので、その分、他の業務に注力できています

シフトの一元管理ができるようになり、今では、総勢数百名のオペレーターのシフトを滞りなく組めています。シフト決定前は誰でも簡単に希望する勤務時間を設定できますし、シフト決定後に誤って勤務日をずらしてしまうなどのシフト表の編集ミスもなくなり、スムーズに管理業務を行えています。シフト提出の締切メールの自動送信など、こちらの手間を省いてくれる機能もあり、有効に活用しています。結果としてシフト管理の時間が大幅に減り、その分、他の業務への従事が可能になりました。 同時にシフト作成に関するミスも激減しました。以前は、席数が少なかったため、同じデスクを使うスタッフのダブルブッキングをしてしまうなどのミスも起きていましたが、今では一切なくなりました。 人件費管理の機能では、スタッフの管理上必要になる工数管理や原価計上にも役立てることができ、利便性を感じています。

リアルタイムでの対応が可能になり、コミュニケーションが円滑になりました

「シフオプ」導入前は、急な欠勤や遅刻はメールでオペレーターと連絡をとっていましたが、1対1で対応するため必然的にレスポンスが遅くなり、共有も煩雑になっていました。例えば、オペレーターが、私以外の管理者に休む旨のメールを送信し、私には共有されていなかったという情報共有不足が原因での現場の混乱など、さまざまな弊害が発生していました。特にメールを受け取った唯一の管理者が不在の場合、より深刻な事態になります。 今は「シフオプ」にあるメッセージ機能を介して管理者間で公開された状態でオペレーターと連絡が取れるため、情報共有もシンプルになり、リアルタイムでの対応が可能になりました。例えば、オペレーターの「電車の遅延で、勤務開始時間に遅れる」という緊急のメッセージも管理者全員に即時に共有されるため、すぐに確認ができ、状況を把握することが可能になりました。個別の重要な話などはメールを使用していますが、シフトに関わることは全て「シフオプ」で完結できるので、私たち管理者もオペレーターも滞りのない情報の連携ができています。

管家 良介さん

Sansan株式会社

オペレーション部 運用グループ

管家 良介さん

いつでも確認ができる便利さと、ツールの分かりやすさ、使いやすさも重要なポイントです

私は以前、週2日のシフト制で勤務していました。「シフオプ」導入以前は、シフト申請は会社でしかできず不便だと感じていました。また、勤務日を失念したときも会社で確認するか、電話やメールで確認するという手段しかなく、不安に思うことも多々ありました。今では「シフオプ」で家でも外出先でも、スマホなどで簡単に確認ができます。ダブルワークの方や家事と両立して働く方も安心だと思います。 導入にあたって重要と感じたのは、分かりやすさです。「シフオプ」は携帯アプリを普段使わない方や、PCなどの操作になじめない方でも、年齢に関係なく使いやすいと思います。理由の一つとして、利用者の使用する機能が明確化されていることです。使うのはシフト申請や確認、メッセージ機能などに限定されています。数回使用すれば簡単に理解できるため、すぐに使いこなせます。もし操作を間違っても簡単に訂正ができるため、気軽に触れていただき、多くの人に活用してもらいたいツールです。

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