シフオプのご利用で、シフト管理業務の効率化だけでなく、店長育成も可能

株式会社Wing

株式会社Wing

24時間、リアルタイムな人員配置から複数店舗管理まで。コンビニに最適なサービスだと実感。

株式会社Wing

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事業内容:コンビニエンスストア「セブンイレブン」のフランチャイズ経営

愛知県内にて「名古屋阿由知通4丁目店」と、「名古屋ささしまライブ店」の2店舗を展開している。

  • 課題背景

    • リアルタイムでのシフトの運用·管理ができず、運用に多大な労力を要していた
    • 2店舗目の出店により、さらに労力のかかる複数店舗のシフトを管理する必要性が生じた
  • 成果

    • リアルタイム管理が可能になることで、シフト運用の大幅な労力削減が実現


      リアルタイムでの更新·編集が可能になり、シフト管理に割かれる時間が削減されたと同時に、急な欠員などにも対応できるようになった。
    • 複数店舗にわたる人員配置を、一括管理することができるようになった


      ヘルプ募集機能を使うことにより、2つの店舗をまたいだシフト管理もスムーズに運用できるようになった。
    • 外国籍スタッフの就業規定チェックも、自動的に解決


      計算が複雑で、時間や労力を費やしていた外国籍スタッフの就労時間のチェックも、アラート機能で自動的にシフオプで計算できるようになった。

導入前の背景や課題

シフト管理にかなりの労力を要することとなり、コンビニに最適な『シフオプ』を選択
『シフオプ』を導入する前は、私が表計算ソフトで作成したシフト表をPDFファイルに変換し、メールやコミュニケーションアプリなどを使ってスタッフに送っていました。しかし、コンビニのアルバイトには、学生もいれば主婦もいる。また、年配の方もいます。スマホを使っていない方もいるので、そうするとPDFファイルは見ることができませんし、こちらが送った内容を確認しているかどうかを把握できません。結局、シフト表を店舗のバックヤードに貼り、スタッフがそれを見て確認するという形をとらざるをえず、更新されたシフト表の共有をリアルタイムにできませんでした。
また、「体調が優れない」「学校の行事が入った」などの理由で、急な欠員が出た際は、すぐにシフト調整をしなければならず、リアルタイムで更新·編集ができないPDFファイルでのシフト管理はコンビニには適しません。それでも店舗が1つだけの時は何とか対処していたのですが、2店舗目を出店するとなると、スタッフの人数も増え、必然的にシフト管理にかなりの時間を割くことになります。限界を感じて、シフト管理ツールを導入しようといろいろと調べ始めました。いくつかのシフト管理ツールの中から『シフオプ』を選んだのには理由がいくつかあります。「メッセージ機能」や「ヘルプ募集」などの連絡機能が充実していたことと、24時間の管理に対応していることなどから、コンビニに最適なサービスだと感じ、導入を決めました。

代表取締役社長
後藤 勝幸さん

導入後の成果

シフトのリアルタイム管理ができて、大幅な労力削減につながりました
『シフオプ』の導入がもたらしたメリットとして、まずはリアルタイムでのシフト管理が挙げられます。管理者である私を含めスタッフ全員がオンライン上でいつでもシフトの提出·確認ができるようになった結果、人員が不足している時間帯や、反対に多すぎる時間帯を瞬時に判断できるようになりました。また、『シフオプ』を使って一斉にメッセージを発信したり、個別にスタッフと連絡をとることができるので、シフト管理·運用に関わる労力が大幅に削減できています。また、以前のアナログな方法では不可能だった急な欠員への対応も可能になりました。その結果、過剰配置の解消にもつながり、課題だった無駄な人件費も削減されました。
さらに、こちらが発信した情報をスタッフが確認しているか把握できるのも『シフオプ』ならでは。連絡を見ていないスタッフには理由を聞いたり、注意を促したりすることもできるので、スタッフの教育にも役立っています。

複数店舗間のシフト管理に有効
2号店となる「名古屋ささしまライブ店」は大きなライブハウスに隣接しており、イベントがある日は多くのお客様がいらっしゃいます。その時は、「名古屋阿由知通4丁目店」に入る予定のスタッフに、急遽「名古屋ささしまライブ店」に入ってもらうなど、2店舗をまたいだシフト調整が必要となります。以前のようなアナログな運用では、とても対応できませんが、その点、『シフオプ』には「ヘルプ募集機能」があり、人が足りない時などにスタッフに一斉に連絡できるので、頭を悩ませていた人員配置にも非常に有効です。
また、以前はメールやコミュニケーションアプリなどスタッフごとにバラバラだった連絡ツールも『シフオプ』で、確認の手間が省けて煩わしさが解消されました。
複雑な外国籍スタッフの労務規定も、自動で管理してくれます
採用が決まるとスタッフには必ず『シフオプ』に登録してもらっています。操作が簡単で、年配の方や外国籍の方も、問題なく活用できています。
また当店には、常に外国籍スタッフが複数就業しています。彼らにはビザの種類によって就業時間の制限があり、その計算が複雑で管理に時間や労力を費やしていました。そういった複雑な労務関係の管理も『シフオプ』上でできるのは非常に嬉しいところです。シフトを調整しながら、就労時間制限を超えるなど規定外のシフトを組んでしまった場合には、「アラート機能」が自動的に知らせてくれるので、予めコンプライアンスに沿った対応ができ、とても助かっています。

スタッフの声

トラブルもなく、とてもスムーズな運用ができています。
私は現在「名古屋阿由知通4丁目店」の副店長として、店頭業務に加え、店長のサポート役として、シフト管理もある程度任されています。実はこの店舗に来る前も他のコンビニで働いており、前の店舗ではアルバイト、今は社員として「セブンイレブン」で勤務しています。
アルバイトとして働いていた前店舗には、『シフオプ』などのシフト管理ツールがなかったので、その時と比較して『シフオプ』があるとどれだけ簡単に、ストレスなくシフトの提出や確認ができるかよく分かります。前店舗では、アルバイトがオーナーに希望を伝えて、それをオーナーがまとめ、手書きの表にして当月分を貼り出すという、完全にアナログな方法でした。スタッフはそれを見て覚えるだけだったので、メモをとり忘れたり、失くしたりすると、自分が何日の何時から入っているかお店に来て確認しないと分かりません。今の店舗は『シフオプ』があるので、シフトが入っている日の前日にメールが届きます。自分が入っている時間を忘れることもなく、わざわざメモする必要もありません。コンビニのアルバイトは、日によって入る時間帯がバラバラの人もいるので、非常に有効だと思います。また自分以外のシフトもどこでも確認できるのもいいですね。オーナーやスタッフ同士でメールアドレスなどを共有することなく連絡が取れるので、個人情報の問題も気にせず使えています。

副店長
鳥丸 貴美子さん

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