事例集

MD本部　事業推進部 営業推進ディビジョン　研修推進課　課長

森田　浩幸さん

人材が足りない問題、社員の残業が発生する問題、この問題を解決するためにシフト管理システム「シフオプ」の導入が必要でした

数年前より全社を挙げて、各店舗でバラバラにやっていた業務を統一で管理できるよう取り組んでいました。その一つのテーマにシフト管理があったのです。特に、人材が足りないという問題、そして、人材が足りていないが故に社員の残業が発生するという問題、この２つの問題を解決していく上でシフト管理システムの導入が必要だと考えていました。当時、店舗のシフト作成は、スタッフへの連絡をメッセージングアプリで行い、スタッフから集めたシフトの希望を表計算ソフトに打ち込む、といった流れで作成しました。しかし、このやり方では、店長が作成しているシフトを本部が把握するまでに、どうしても時間がかかってしまう。そして、時間がかかってしまうと、何か問題が発生していてもお店が自力で解決しないといけない。本部の方で、リアルタイムにシフトの状況を把握できれば、例えば採用など、様々な店舗支援策を講じられると考えて、シフト管理システムを使おうとなりました。他のシフト管理システムもいくつか比較検討している中で、導入するシステムを「シフオプ」に決めたのは、POSシステム等とのデータ連携を将来的に実現したいと考えており、抽出できるデータの種類が豊富で、データ連携についてご提案頂けたのは「シフオプ」だけだったので、「シフオプ」の導入を決めました。

店舗によっては2週間あたり10勤務ほど、他の店舗からのヘルプの人が働いてくれ、シフトが埋まるようになりました

「シフオプ」について、もっとも導入メリットを感じているのは「ヘルプ機能」の活用です。今までは、自店舗のスタッフだけでお店のシフトを作るしかなかったのですが、「シフオプ」を通じて別の店舗で働く人に「この時間で働けないか？」とアプローチできるので、足りない時間に人手を確保でき、すごく助かってるという声をよく聞きます。異動を経験している店長は、過去一緒に働いたことのあるスタッフにヘルプを送ることが多いようです。実際、店舗によっては2週間あたり10勤務ほど、他の店舗からヘルプで来たスタッフが働いてくれています。「シフオプ」の導入以来、この流動性がだいぶ高くなっており、店長同士で協力して、お互いにヘルプのスタッフを送りあう風土が醸成されてきています。あとは、「メッセージ機能」の評判も高いです。一部の店長はこの機能でスタッフに向けてコメントを書くんです。「ありがとう」とか「ヘルプに入ってくれて助かるよ」とか。これが、嬉しいという話をアルバイトの子から聞きますね。また、業務の指示もこの機能でスタッフに伝えることができ、スタッフはいつでも携帯で見れるので、その点もすごくいいと聞いてます。この日の注意事項を、マメな店長はこの機能を使って書いているんです。たくさん書いてノートみたいに使ってる店長はバイトさんに人気がありますね。あと、アルバイトさんは「シフトを出すのが、とても便利になった」とかなり喜んでくれているようです。 いまでは、ほぼ全ての店舗で「シフオプ」を活用していますが、「シフオプ」の導入店舗を拡げていく時期にはいろいろと苦労もありました。慣れないものを入れるということで、現場からの反発もありました。最初は「シフト組むだけでいいから一緒に作ってみましょうよ」という感じで、ちょっとずつ使って頂きながら地道に操作に慣れて頂きました。店長も最初は抵抗を感じたものの、操作に慣れてくると、便利さを実感して「すごい、使える」と実感する、こういう店長が多かったです。

シフトデータを起点にしたコミュニケーションが管理職と店舗の間で起きるようになりました

一方で、経営幹部は、当初から「シフオプ」に高い評価をしていました。毎週、管理職の集まる会議にて「シフオプ」の数値を報告しているんです。「シフオプ」から出すデータによって、各店舗の人の充足状況や、人件費の予測が、例えば「このお店の人手がこの時間にこれくらい足りていません。」でしたり、「このお店の今月の人件費予測はこうなっています。」といった形でわかります。それがわかることによって、例えば予測人件費が多いお店には「もっと売上とらなきゃいけないね」や「前半で人件費使いすぎじゃない？」といったコミュニケーション、予測人件費の少ないお店には「アルバイトの募集を考えようか？」といったコミュニケーションが、「シフオプ」のデータを起点に管理職と店舗の間で発生するようになり、色々と対策を打てるようになりました。 その結果、人件費管理の精度向上にも繋がっています。以前は、今よりも店舗任せになってしまう部分が大きかったので、人件費をうまく管理できるお店もごくわずかでした。それが、「シフオプ」を使うようになってからは、人件費を予算内でビタっと合わせてくる店が増えてきています。また、店舗単位だけでなく、全体での人件費の予測精度も向上していて、今では予測と実績の差がおおむね数％の誤差に収まるようになってきています。

シフトの情報を採用に活かす取組みも始めています

今、取り組んでいるのは「シフオプ」で把握できた情報を、採用にも活かしていこうという取組みです。「シフオプ」の「シフト枠」機能を活用して、各店舗の曜日や時間帯ごとに必要な人数を設定していて、今組まれているシフトのどの曜日、どの時間帯で人が足りていないのかがわかるようになってきています。これをアルバイトの方の効果的な採用に繋げていく取組みです。特にここ数年で非常に採用が難しくなってきておりますので、採用の工夫が必要でした。例えば、昼の時間が足りない店舗であれば主婦（夫）層をターゲットにして募集、夜の時間が足りない店舗は学生をターゲットにして募集、全体的に足りない店舗はフリーターをターゲットにして募集、というようにそれぞれのターゲットに向けて求人広告の原稿を作成するなど、シフトの情報がわかることで今までよりも細かく人材募集の設計をできるようになりました。これまでは、店長のこの時間に足りない気がするという肌感に頼って募集していたものが、データとしてきちんと確認できるようになり、「よく見たら平日の昼足りてないですね」という会話ができるので、本部と店舗で共通認識が作りやすくなりました。例えば、昼だけ足りなければ、フリーターではなくて主婦（夫）に応募して頂ければいいのですが、店長はフリーターが欲しいと思っているのでフリーターをターゲットとした募集をかけてしまうということが過去発生していたのですが、このようなイメージでの齟齬はなくなりました。この結果、採用した人材と本当に必要な人材とのギャップがなくなり、本当に必要な人材だけを採用する、より効率的な人材採用を実現できていると感じています。また、同時に採用上の工夫のパターンが増えたとも感じています。これまでは、求人広告の掲載枠を大きくする、求人広告の掲載順位を上げるという工夫しかできなかったのが、ターゲットを絞ることで、様々なパターンの工夫ができるなと感じています。

このように、「シフオプ」は、全社を上げて業務改革を行う中の一つのツールとして、役に立っていますので、今後も海外の店舗や、工場の部門に「シフオプ」の導入を拡大させていこうと考えております。

C³西宮阪急店　店長

石田　悦子さん

「シフオプ」を導入して一番良かったのは、やはりシフト作成時間が大幅に減ったことです

最初に「シフオプ」のことを知ったのは、試験導入をする数店舗に選ばれたからです。それまでシフト作成の負荷をすごく感じていたので、それが楽になると聞いて試験導入店舗に選ばれて良かったと感じました。機能説明を聞いた時には、「こんなこともできてすごい」、「こんな機能もあってすごい」と少し感動もしました。 「シフオプ」導入前は、半月ごとのシフト作成に毎回３、４時間くらいはかかっていて、非常に大変でした。また、スタッフからの希望収集も毎回提出期限を決めていなかったので、毎回アルバイト全員に連絡をして、希望を全部メッセージングアプリで送ってもらい、個々に送ってもらったメッセージを見ながら、エクセルの資料に転記するという作業をしていていました。 それでも、店舗に導入し始めた頃は、正直少し大変でした。特に最初の１回目、２回目のシフト作成は「シフオプ」に慣れていないので、使い方や機能を模索しながら操作していて、「この場合、どう操作するんだろう？」と試行錯誤していると、その分時間がどんどん経ってしまい、結局、作成時間が前と変わらない状態だったんです。でも、３回目くらいになると、ずいぶんシステムのことがわかってきて、使い勝手もわかってきたので、ずいぶん楽に使えるようになってきたんです。シフト作成に負担も感じず、スラスラと作れるようになりました。この辺りは、他の店舗も同じだったようで、最初は「無理」と言っていた店舗も、３回目、４回目のシフト作成のときにはすっかり慣れて使えるようになっていました。やはり、「慣れ」の問題は大きいですね。 一方で、アルバイトの方は最初から問題なくスムーズに使いだしてくれました。結構、使いやすいと感じてくれているみたいです。また、「シフオプ」になってからは、一緒に働いているスタッフがどれくらいシフトを出しているかを見られるようになったので、「この日足りなそうだから、私出たほうがいい」と自分で考えてシフトを出してくれる方も出てきました。このように配慮して頂けると、非常に助かりますよね。 シフトの作成時間は、今では半月分を１時間で作れるようになりました。シフト作成時間以外では、シフトの提出期限が自動的にメールで送られること、希望が自動的に画面に反映されること、この２つの作業がなくなり、とても楽になりました。さらに、時間数の計算や人件費の計算も自動的に出るので、そこもすぐに確認できるようになりました。人件費の予算は店舗ごとに決められていて、それ以内に収めないといけないので、進捗を管理するために必ずチェックしています。

これから「シフオプ」を使われる店長さんには、本当に2，3回シフト作成を行うと使いこなせるようになるので最初は大変でも継続して使ってみてください、と言いたいです。できるようになれば、作成時間も大幅に短くできるので。とにかく最初難しく感じても使い続けることが大事だと思います。

業務改革ツールとしても活用できるシフオプはこちら