シフト管理の効率化のために「シフオプ」を導入。
マネジメントツールとしての成果も発揮。

株式会社オフィスタナカ

株式会社オフィスタナカ

飲食

利用拠点数
17拠点

仙台を中心に、東京・名古屋にも飲食店を展開中。メインブランドの『田なか屋本店』は、仙台牛タン・京都つゆしゃぶなど、丹精込めた料理で多くのお客様に支持されている。

  • 課題背景

    • シフト管理の時間が他業務を圧迫。管理業務の負担削減が必須だった
    • 管理者以外は、リアルタイムでのシフト状況の把握が困難だった
  • 成果

    • シフト作成時間のスリム化に成功。作業時間を約9割削減
    • 店舗間でのシフト情報の共有化で、ヘルプ打診も簡単に
    • シフト業務の効率化とともに、店長へのマネジメントツールとして活用

INTERVIEW

齊藤 達寛さん

仙台エリア 統括マネージャー

齊藤 達寛さん

2つの大型店の運営には、シフト管理の効率化が必須でした

『千代の蔵 仙台西口店』、『東北三昧みちのく邸 仙台西口』を同じビル内にオープンしました。

両店舗ともに約280席の大型店でスタッフも多く在籍。採用から教育まで全て私が担当し、シフト管理が特にハードで他の業務に手が回らない状態だったため、これを簡略化できないかと当社役員に相談したところ、「シフオプ」の導入を促されました。
機能面などの詳細な情報を得て問題解決への期待感が増し、「シフオプ」の採用でシフト作成・管理に要する時間の短縮が実現できると直感。導入後は想像以上に有効なツールと実感し、シフト管理以上の役割も担ってくれることも判明しました。

シフト回収から配布の期間を5日から2日まで短縮

シフト提出も変更も、全てが「シフオプ」上で可能。管理者と実際に働くスタッフが、リアルタイムで同じシフト表を確認し、希望勤務日や時間なども即座に共有できます。その結果、シフト作成作業時間を約9割削減するという効率化に成功。導入以前は、シフトの回収から配布まで5日を要したものが、導入後は全てを含め公開まで2日間という短縮化を実現しています。
時間毎のシフトを可視化できるのもポイントの一つで、お客様が少ない時間帯はスタッフを絞り、逆に多い時間帯は増員するなどの調整も容易になり、人件費をはじめとした経費削減に成功しています。
「シフオプ」の導入によって適切な人員配置とスムーズな対応が可能になり、仙台エリアでは、お客様からサービスに関して一切クレームをいただいておりません。

人員数の把握が即座にできるため、系列店舗間のヘルプもスムーズに

「大人数の予約が入っているが、その時間帯のスタッフが足りていない」。そのような状況の場合、行き届いたサービスができず、お客様にご不便をおかけしてしまいます。効率よく適切な人員数で運営し、それを回避するため、店舗間でスタッフのヘルプを実施します。
「シフオプ」では店舗単体ではなく、運営店舗全てのシフト状況を一元的に共有が可能。予約状況に照らし合わせ、人員が充足しているA店から不足しているB店へ、スタッフをヘルプとして派遣するなど、人員バランスが無駄なく取れるようになりました。
導入前のヘルプの流れは「今日はスタッフ何人?」などと店舗責任者に都度確認をしての采配が必要でしたが、その手間が不要になりました。無駄のない迅速な人員配置は、お客様に満足度の高いサービスお届けすることにもつながっています。

シフト管理だけではなく、マネジメントツールとしても非常に有効

従業員一人当たりの売上を数値化した人時売上高を日々、確認しているのですが、「シフオプ」では日々の稼働時間の確認ができるため、売上と合わせて簡単に算出ができます。導入後は日報にも、この人時売上高を記載し、運営の指標として役立てています。昇給や人件費などもデータとして蓄積していくため、過去にさかのぼって状況把握が可能です。業務スキルなど、現場で見る成長を数字と並行して認識し、仕事目標を定める材料としています。
このようなことを実現できるので、「シフオプ」は店長教育にも最適だと実感しています。現在は新任店長の育成に役立てており、予約状況と「シフオプ」上のシフトを比較してどのように人員を配置すれば良いか、人時売上高の管理をどのようにすれば良いか、どのようにスタッフを不公平感なくシフトに入れれば良いのかなど、多角的なアドバイスが可能になりました。

木村 鮎瀬さん

千代の蔵 仙台西口店 正社員

木村 鮎瀬さん

シフトの提出・確認がいつでもどこでも可能に

「シフオプ」導入以前は、紙に勤務希望を書いてシフトを提出していました。

同時に勤務日や時間を間違えないように、自分の手帳にも控えるなどかなり手間をかけていました。今ではスマホで、どこでも簡単に記入・提出・確認ができるため、メモの必要もなく、非常に快適です。シフトの変更依頼や追加の勤務依頼があった際、その場で対応できる利便性にも他のスタッフも喜んでいます。また、同シフトのメンバー把握もできるため、コミュニケーションも円滑に行えています。席の位置やメニューに違いのある他店舗にヘルプに行くスタッフも、気持ちに余裕が持てると好評です。
シフトの申請方法などの操作は「シフオプ」導入日に、そのほとんどを覚えられました。画面構成は直感的に操作できたため、タブレットなどを使い慣れていない40~50代の調理場スタッフの方たちもすぐに使いこなしていました。 紙でシフトを提出していた頃は「そろそろシフトを作らないといけない」と思いながらも、面倒なので期限ぎりぎりまで先送りにしてしまうことが多々ありましたが、「シフオプ」を使いだしてからは、休憩時間の合間にシフトを提出できてしまうので、本当に便利になったと感じています。

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